1. Zweck der Verfahrensordnung

Für die HVG-Gruppe hat die uneingeschränkte Einhaltung von Gesetzen, ethischen Prinzipien und internen Vorgaben höchste Priorität. Nur wenn Gesetze und interne Ethik- und Compliance-Regeln eingehalten werden, können frühzeitig Schäden von der HVG-Gruppe, deren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und sonstigen Stakeholdern abgewendet werden.

Mit dem Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (nachfolgend „LkSG“) werden in Bezug auf die Achtung der Menschenrechte sowie dem Schutz der Umwelt konkrete Rahmenbedingungen für ein verantwortungsvolles und nachhaltiges Handeln der Unternehmen in den Lieferketten geschaffen.  Im Rahmen der Umsetzung der Anforderungen des LkSG ist ein Beschwerdeverfahren (gemäß § 8 LkSG) einzurichten. Das Beschwerdeverfahren bietet Personen die Möglichkeit, auf menschen- rechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten (gemäß § 2 Absatz 2 und 3 LkSG) hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Ziel des Beschwerdeverfahrens ist es, frühzeitig Kenntnis über menschrechtliche und umwelt- bezogene Risiken bzw. Pflichtverletzungen zu erlangen und diese möglichst vor Schadenseintritt abzuwenden sowie rechtzeitig geeignete und angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen zu können.

Daher hat die HVG-Gruppe für ihre Gesellschaften Hagener Versorgungs- und Verkehrs-GmbH, HAGENBAD GmbH sowie die Hagener Straßenbahn AG, ein unternehmensinternes Hinweisgeber-System eingerichtet, über das Hinweise auf Gesetzes-, Regel-, und Ethikverstöße sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen für die betreffenden Gesellschaften abgegeben werden können. Diese Verfahrensordnung regelt das an einen eingegangenen Hinweis anknüpfende Verfahren. Das Hinweisgeber-System erfüllt die Anforderungen betreffend das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz („LkSG“). Die Hinweisgeber können sicher sein, dass sie umfänglich vor Repressalien geschützt sind, wenn sie eine Meldung abgeben.

 

2. Geltungsbereich

Das Beschwerdeverfahren zum LkSG kann gleichermaßen von Mitarbeitenden der HVG-Gruppe sowie von Dritten (u.a. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleistern) genutzt werden. Sie findet Anwendung für die die Hagener Versorgungs- und Verkehrs-GmbH, die HAGENBAD GmbH sowie die Hagener Straßenbahn AG als Teil der HVG-Gruppe.

3. Beschwerdekanäle

Hinweise können an die für die Entgegennahme zuständige Person persönlich, mündlich (telefonisch) sowie in Textform (postalisch oder per Email) abgegeben werden. Je konkreter die Angaben zu einem Hinweis sind, desto nachvollziehbarer ist der Sachverhalt. Soweit möglich, sollte der Hinweis durch eine detaillierte und vollständige Sachverhaltsbeschreibung erbracht und vorhandene Nachweise/Dokumente beigefügt werden.

Zuständig für die Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen ist eine konkret betraute, rechtsanwaltliche Ombudsperson der Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.

4. Vertraulichkeit und Schutz 

Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung von eingehenden Hinweisen werden grundsätzlich streng vertraulich durchgeführt. In Ausnahmefällen (z.B. bei Straftaten) müssen jedoch die gesetzlichen Auskunftspflichten gegenüber den Behörden beachtet werden.

Bei den Ombudspersonen handelt es sich um Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen der Kanzlei Baker Tilly. Sie nehmen Meldungen (auch anonym) an, beantworten Fragen der hinweisgebenden Person und bewerten die Meldung. Dabei sind sie unabhängig und neutral und bereits beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Hinweise werden unter Beachtung der Vertraulichkeit an die HVG-Gruppe kommuniziert.

Die im (weiteren) Verfahren einzubindenden Personen der HVG-Gruppe sind besonders ausgewählte und speziell geschulte Mitarbeitende. Sie sind unparteiisch, bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit sowie zur Wahrung der Rechte der Hinweisgeber und weiterer betroffener Personen verpflichtet.
 

5. Verfahrensablauf

5.1. Eingang einer Meldung

Nachdem eine Meldung bei der Ombudsperson eingegangen ist, wird deren Eingang im Hinweisgeber-System dokumentiert (Erstellung einer Fallakte). Der Hinweisgeber wird umgehend, spätestens innerhalb von sieben Tagen über den Eingang seiner Meldung informiert, sofern eine Antwort möglich ist und der Hinweisgeber keine anonymisierte Meldung abgibt, die eine Antwort nicht zulässt. 

5.2. Prüfung des Hinweises/Plausibilitätsprüfung 

Der Bearbeiter prüft, ob der eingegangene Hinweis ausreichend Informationen für die Untersuchung des Sachverhalts aufweist.

Die Ombudsperson der HVG-Gruppe führt nach dem Eingang der Meldung eine Schlüssigkeitsprüfung durch. Hierbei wird der Hinweis inhaltlich geprüft, mithin ob der Hinweis unter den Anwendungsbereich des LkSG fällt, sich dieser als plausibel erweist oder es sich nicht um einen offenkundig haltlosen Hinweis handelt. Im Rahmen der Schlüssigkeitsprüfung können gegebenenfalls Rückfragen entstehen. Sofern Kontaktdaten des Hinweisgebers hinterlegt wurden, setzt sich die Ombudsperson mit dem Hinweisgeber in Verbindung. Führt die Bewertung des Hinweises im Ergebnis zu einer schlüssigen Annahme eines möglichen Verstoßes bzw. zu einer möglichen Pflichtverletzung, so wird das Beschwerdeverfahren fortgesetzt.

Sollten keine ausreichenden Informationen vorliegen, wird die Ombudsperson den Hinweisgeber kontaktieren und weitere Informationen erfragen. Falls der Hinweisgeber nicht auf den Kontaktversuch reagiert, wird der Fall nach Ablauf von 14 Tagen geschlossen. Abschließend wird der Hinweisgeber über die Schließung des Falls informiert 

Liegen ausreichend Informationen vor, nimmt die Ombudsperson eine Einstufung der Relevanz des Sachverhalts vor und erstellt eine Bewertung. 

Sollte ein eingegangener Hinweis nicht unter den Anwendungsbereich des LkSG fallen, wird der Hinweisgeber, sofern er Kontaktdaten übermittelt hat, informiert. Das Beschwerdeverfahren nach LkSG endet dann an dieser Stelle.

Eingehende Meldungen zu allgemeinen Beschwerden, Meinungsäußerungen, Verbesserungsvorschlägen oder sonstige Kundenangelegenheiten werden nicht bearbeitet. 

 

5.3. Klärung des Sachverhalts/Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung

Erfolgt der Eingang eines Hinweises über die Ombudsperson der HVG-Gruppe, so leitet diese, nach der Feststellung der Schlüssigkeit den Hinweis zur weiteren Durchführung des Beschwerdeverfahrens an die HVG-Gruppe, Hagener Versorgungs- und Verkehrs-GmbH, Abteilung Konzerncompliance, weiter.

Die Abteilung Konzerncompliance untersucht den Sachverhalt selbst oder leitet ihn unter Wahrung des Vertraulichkeitsgrundsatzes und des Datenschutzes an die zuständige Stelle im Unternehmen zur Untersuchung (risk-Owner) weiter. 

Hierbei wird nochmals überprüft, ob die Meldung stichhaltig ist, ob also der Sachverhalt glaubhaft ist, die hinweisgebende Person glaubhaft ist, und welche Auswirkungen der Sachverhalt auf das Unternehmen haben könnte. 

Steht nach Überzeugung des Bearbeiters bzw. der zuständigen Stelle nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass kein Verstoß oder Risiko im definierten Anwendungsbereich vorliegen, wird der Fall geschlossen.

5.4. Dokumentation und Vertraulichkeit 

Bei der Dokumentation der Meldung ist darauf zu achten, dass die Dokumentation an einem Ort gespeichert wird, der ausschließlich befugten Personen zugänglich ist. Es ist weiterhin empfehlenswert, insbesondere Inhaltsprotokolle zu pseudonymisieren.

Darüber hinaus ist auch das Prinzip der Datensparsamkeit zu beachten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Meldestellen hat grundsätzlich unter Beachtung der geltenden Vorschriften zu erfolgen. Maßgeblich sind insofern vor allem die DSGVO und das BDSG.  


5.5. Erarbeitung einer Lösung   

Steht nach Überzeugung des Bearbeiters bzw. der zuständigen Stelle nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass ein Verstoß oder Risiko im definierten Anwendungsbereich vorliegen, wird ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise inklusive Präventions- und Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Es ist darauf hinzuwirken die Rechtsverstöße oder Missstände unverzüglich abgestellt werden und das Ausmaß des Schadens minimiert wird. Ist die hinweisgebende Person direkt betroffen, kann es hilfreich sein, entsprechende Maßnahmen mit ihr abzustimmen. Die Abhilfemaßnahmen sollen geeignet sein, d.h. den Verstoß endgültig und effektiv beenden. Erforderlichenfalls können auch hier ausgewählte Personen aus anderen Abteilungen eingebunden werden. Anschließend wird in regelmäßigen Abständen die Effektivität der Maßnahmen verfolgt und ggf. weitere Schritte durchgeführt. 

Um Verstöße aus gleichem Grund zu verhindern, sind Präventivmaßnahmen wie z.B. ggf. Compliance Schulungen, Überarbeitung der Compliance Richtlinie, Änderung der Prozesse und Verfahrensabläufe, Vorsehen von Revisionshandlungen zu ergreifen. 

Folgende Handlungsoptionen sollten mindestens geprüft werden:

• Nach weiteren ähnlich gelagerten Fällen im Unternehmen forschen,

• Disziplinarische Maßnahmen gegenüber betroffenen Mitarbeitern/-innen,

• Sofortmeldungen (bspw. an Datenschutzbehörden bei Datenpannen),

• etwaige Informations- oder Berichtspflichten erfüllen gegenüber Gesellschafter, Versicherung, Behörden, Vertragspartner etc.,

• Staatsanwaltschaft durch Anzeigenerstattung oder Vorsprache einbinden,

• Schadensersatz fordern,

• Wiedergutmachung gegenüber Geschädigten im Unternehmen,

• Kommunikation nach außen bei Reputationsschäden.

Um Verstöße aus gleichem Grund zu verhindern, sind Präventivmaßnahmen wie z.B. Compliance Schulungen, Überarbeitung der Compliance Richtlinie, Änderung der Prozesse und Verfahrensabläufe, Vorsehen von Revisionshandlungen zu ergreifen. 


5.6. Rückmeldung an hinweisgebende Person

Der Hinweisgeber erhält nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens über den zuständigen Hinweisempfänger eine Rückmeldung über den Ausgang des Prüfverfahrens, sofern dessen 

Kontaktdaten vorliegen. 

Die HVG-Gruppe, Abteilung Konzerncompliance, informiert die Ombudsperson über das Ergebnis der Prüfung. Sollte kein Verstoß vorliegen und der Fall geschlossen werden, wird der Hinweisgeber über die Schließung des Falls informiert. Anschließend wird die Fallakte geschlossen.